Recomendaciones para el ahorro de papel

La impresión y fotocopiado constituyen los principales consumos de papel en una oficina, por lo que cualquier medida de ahorro que establezcamos aquí será muy importante. A continuación se detallan algunas prácticas para ahorrar papel al imprimir y fotocopiar - No imprimir todo: No todos los documentos, correos electrónicos o informes necesitan una versión impresa. De hecho, mucha de esta información se puede guardar de manera más organizada y menos invasiva en el disco duro, en CD o en DVD. Intercambiar documentos: Al trabajar con documentos que requieren la aprobación de varias personas, se debe utilizar la función de Revisión, que viene con Word. De esta forma, el usuario puede redactar una versión previa y su compañero la actualizará después, con los cambios y anotaciones que sean necesarios. Información de Internet: Si se imprime directamente desde el navegador de Internet, es probable que mucha de la información que aparece no sea relevante. Para eliminarla, hay que copiar el contenido de la página Web en un archivo de Word, y quitar lo inútil. Leer con cuidado: Muchas impresiones que resultan inservibles se deben a que los usuarios no prestan atención a los cuadros de diálogo y a las opciones que tienen en el momento de imprimir. Hay que asegurarse de que el trabajo está listo para imprimir, que el número de páginas es el correcto y que se está usando el papel correcto. Imprimir y fotocopiar por los dos lados: Si la impresora lo permite, se puede configurar de manera que imprima a doble cara. Si no se cuenta con esa opción, se puede imprimir primero las páginas impares, poner las hojas impresas de nuevo en la bandeja de papel asegurándose de que están en la posición correcta e imprimir luego las páginas pares. De igual forma se puede hacer para realizar fotocopias a doble cara. Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Al utilizar las dos caras los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar. Aproveche el papel usado: Cuando exista papel que sólo ha sido utilizado en una cara, se puede utilizar la superficie en blanco para imprimir borradores o documentos que vayan a conservarse en la oficina. Fuente y tamaño de Letra: De ser posible, elige siempre el tipo de letra más pequeño que puedas, pasar del tamaño 14 al tamaño 10, 11 o 12, por ejemplo, puede ahorrar muchas hojas. Puedes trabajar en la pantalla del ordenador con un tamaño de letra grande ej. 14 o 16 y una vez realizada las correcciones necesarias y esté listo para imprimir, cambiar todo el texto a tamaño 10, 11 o 12. Hay que seleccionar un tipo de letra que no ocupe tanto espacio; por ejemplo: la fuente Tahoma ocupa más espacio que la Times New Roman o la Arial Narrow. Márgenes: En los documentos de borrador no es necesario conservar los mismos márgenes amplios que se utilizan en los trabajos definitivos. Se los puede cambiar para no desperdiciar espacio en las hojas. Configuración de página: Configura por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir borradores o documentos internos y cambia los márgenes cuando tengas que imprimir un informe o carta definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible. Evitar copias Innecesarias: Antes de imprimir y/o copiar algún documento reflexiona según lo siguiente: ¿Seguro que necesito imprimir/copiar este documento? ¿Qué número de copias necesito realmente? ¿Revisé y corregí el documento antes de enviarlo a imprimir? Guardar archivos no impresos en la computadora: No es necesario guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, disquetes, CDs, microfichas, etc. Esto permitirá además el ahorro de espacio de almacenamiento. No imprimir los e-mails que se reciban, se pueden leer en pantalla y guardar los que sean necesario en el propio ordenador como documento de texto para que ocupen menos espacio o en otro soporte informático. Corrección en pantalla: Hay que tratar de corregir los documentos en la pantalla en lugar de utilizar versiones impresas. Si en el monitor se ve muy pequeño, se puede aplicar la opción de zoom del procesador de texto “Más páginas por hoja”. En algunos documentos, como borradores, no queda mal que se imprima dos o más páginas en cada hoja. Aunque la visualización será más pequeña, ahorrará mucho papel y tinta en el caso de documentos de gran longitud. En el cuadro imprimir (Word) esta opción está en la parte inferior derecha (se llama “Páginas por hoja”).